Informativa sulla privacy

Chi è il titolare del trattamento?

Narvik Rent A Car AS è il titolare del trattamento dei dati personali descritti qui.

Numero di registrazione: 932 803 097. Sede registrata: Neset 5, 8522 Beisfjord, Norvegia.

L’informativa riguarda visitatori del sito, noleggiatori, conducenti aggiuntivi e persone che prenotano per conto di un’impresa.

Quali dati trattiamo?

Durante la prenotazione trattiamo nome, data di nascita, indirizzo e-mail, telefono e indirizzo, nonché informazioni su conducenti autorizzati, veicolo, periodo di noleggio, luoghi di ritiro e restituzione e servizi aggiuntivi scelti.

Riceviamo foto o PDF delle patenti per verificarle prima di confermare la prenotazione. I documenti possono contenere foto, numero della patente, date di validità, categorie e limitazioni.

Trattiamo anche contratti di noleggio, conferme e comunicazioni sulla prenotazione. Per le prenotazioni aziendali riceviamo i dati pertinenti dell’impresa, dei contatti e di fatturazione.

I dati provengono da te o dalla persona o impresa che prenota per tuo conto. Altre informazioni possono essere fornite per telefono, e-mail o messaggistica.

I commenti sono facoltativi. Non inserire dati di carte di pagamento, numeri identificativi nazionali o dati sanitari nei commenti o nella chat.

Perché trattiamo i dati?

• Gestire la prenotazione ed eseguire il contratto di noleggio.
• Verificare le patenti e gestire i conducenti autorizzati.
• Comunicare su prenotazione, ritiro e restituzione.
• Rispettare gli obblighi contabili e gestire danni, pratiche assicurative e controversie concrete.
• Gestire, proteggere e migliorare il sito.

Se sei parte del contratto, il trattamento necessario alla prenotazione e al contratto di noleggio si basa sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera b del GDPR.

La verifica della patente, la gestione dei conducenti aggiuntivi e dei contatti aziendali, la sicurezza necessaria e la gestione di pretese giuridiche si basano su interessi legittimi ai sensi della lettera f. Tali interessi sono garantire un noleggio responsabile, proteggere il servizio e tutelare le pretese necessarie.

La contabilità obbligatoria si basa sulla lettera c. Google Analytics è utilizzato con il consenso ai sensi della lettera a. Le nostre statistiche di visita si basano sull’interesse legittimo a comprendere il traffico e migliorare la prenotazione.

Se mancano dati necessari alla prenotazione o alla verifica della patente, non possiamo completare la prenotazione o consegnare il veicolo finché la situazione non è chiarita.

Immagini delle patenti

Il responsabile del noleggio esamina la patente caricata prima di confermare la prenotazione e valuta se appare valida.

Conserviamo le immagini delle patenti durante il noleggio e le cancelliamo sei mesi di calendario dopo la restituzione effettiva del veicolo.

Se alcune immagini restano necessarie per una specifica pratica di danno o assicurativa, una controversia o un ordine legittimo di conservazione, tratteniamo solo il materiale necessario finché persiste tale esigenza. La necessità viene rivalutata durante questo periodo.

Chi ha accesso?

Il responsabile del noleggio tratta i dati necessari al noleggio. Gli sviluppatori autorizzati hanno accesso tecnico per il funzionamento e la manutenzione.

Utilizziamo DigitalOcean per l’hosting e Webhuset per l’invio di e-mail. Il contratto è inviato via e-mail e il responsabile del noleggio ne riceve una copia. Se sono registrati più conducenti, l’invio può includere anche i loro indirizzi e-mail registrati.

Il sito usa Google Analytics per analisi facoltative, Google Maps per le mappe e Sentry per segnalare errori. Quando l’assistente IA è attivo e invii un messaggio, questo è trattato tramite Anthropic per rispondere alla tua domanda.

In casi specifici, i dati necessari possono essere comunicati ad assicuratori, consulenti o autorità in presenza di una base giuridica.

Per quanto tempo conserviamo gli altri dati?

I documenti contabili sono di regola conservati per cinque anni dalla fine dell’esercizio finanziario.

I contratti e la corrispondenza rilevante che costituiscono documentazione contabile integrativa sono normalmente conservati per tre anni e sei mesi dalla fine dell’esercizio. Se il contratto di noleggio è prova necessaria di un’operazione contabilizzata, si applica il termine di cinque anni.

Per pretese o controversie specifiche, la documentazione necessaria può essere conservata più a lungo per gestire il caso. Ciò non prolunga automaticamente la conservazione di tutti i dati del cliente.

Le statistiche anonimizzate che non consentono di identificare persone possono essere conservate dopo la cancellazione dei dati personali.

I tuoi diritti

Puoi richiedere accesso ai tuoi dati, rettifica, cancellazione o limitazione del trattamento.

Puoi opporti al trattamento basato su interessi legittimi. Valuteremo l’opposizione e l’eventuale permanenza di una base giuridica.

Puoi avere diritto alla portabilità dei dati che hai fornito se il trattamento è automatizzato e basato su contratto o consenso.

Puoi revocare il consenso a Google Analytics tramite le ‘Impostazioni di analisi’. Ciò non pregiudica la liceità del trattamento precedente alla revoca.

Questi diritti si applicano alle condizioni del GDPR. Potremmo dover conservare alcuni dati per obblighi contabili o pretese giuridiche necessarie.

Invia la richiesta a [email protected]. Rispondiamo senza ingiustificato ritardo, normalmente entro un mese. Se ricorrono le condizioni per una proroga, ti informiamo entro il primo mese.

Puoi presentare un reclamo a Datatilsynet. Non è necessario contattarci prima.