Personvernerklæring

Hvem er ansvarlig?

Narvik Rent A Car AS er behandlingsansvarlig for personopplysningene som beskrives her.

Organisasjonsnummer: 932 803 097. Registrert adresse: Neset 5, 8522 Beisfjord, Norge.

Erklæringen gjelder besøkende på nettstedet, leietakere, ekstra førere og personer som bestiller på vegne av en virksomhet.

Hvilke opplysninger behandler vi?

Ved bestilling behandler vi navn, fødselsdato, e-postadresse, telefonnummer og adresse, samt opplysninger om autoriserte førere, bil, leieperiode, hentested, retursted og valgte tillegg.

Vi mottar bilder eller PDF av førerkort for kontroll før bestillingen bekreftes. Dokumentene kan inneholde bilde, førerkortnummer, gyldighet, førerkortklasser og begrensninger.

Vi behandler også leieavtaler, bekreftelser og kommunikasjon om bestillingen. Ved bedriftsbestillinger mottar vi relevante firma-, kontakt- og fakturaopplysninger.

Opplysningene kommer fra deg eller fra personen eller virksomheten som bestiller på dine vegne. Tilleggsopplysninger kan gis via telefon, e-post eller meldingstjeneste.

Kommentarer er valgfrie. Ikke legg betalingskortopplysninger, fødselsnummer eller helseopplysninger i kommentarer eller chat.

Hvorfor behandler vi opplysningene?

• Behandle bestillingen og gjennomføre leieavtalen.
• Kontrollere førerkort og administrere autoriserte førere.
• Kommunisere om bestilling, utlevering og tilbakelevering.
• Oppfylle regnskapsplikter og håndtere konkrete skader, forsikringssaker og tvister.
• Drifte, sikre og forbedre nettstedet.

Når du selv er avtalepart, bygger nødvendig behandling for bestillingen og leieavtalen på GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Førerkortkontroll, administrasjon av ekstra førere og bedriftskontakter, nødvendig sikkerhet og håndtering av rettskrav bygger på berettigede interesser etter bokstav f. Interessene er å gjennomføre en forsvarlig utleie, beskytte tjenesten og ivareta nødvendige krav.

Lovpålagt regnskapsbehandling bygger på bokstav c. Google Analytics brukes på grunnlag av samtykke etter bokstav a. Egen besøksstatistikk bygger på berettiget interesse i å forstå trafikk og forbedre bestillingsløpet.

Hvis nødvendige opplysninger for bestilling eller førerkortkontroll mangler, kan vi ikke fullføre bestillingen eller utleveringen før dette er avklart.

Førerkortbilder

Utleieansvarlig undersøker opplastet førerkort før bestillingen bekreftes og vurderer om det fremstår gyldig.

Vi oppbevarer førerkortbildene gjennom leieperioden og sletter dem seks kalendermåneder etter at bilen faktisk er levert tilbake.

Dersom bestemte bilder fortsatt er nødvendige i en konkret skade- eller forsikringssak, tvist eller etter et lovlig bevaringspålegg, beholder vi bare nødvendig materiale så lenge dette behovet varer. Behovet vurderes på nytt underveis.

Hvem har tilgang?

Utleieansvarlig behandler opplysninger som er nødvendige for utleien. Autoriserte utviklere har teknisk tilgang for drift og vedlikehold.

Vi bruker DigitalOcean til hosting og Webhuset til e-postutsending. Leieavtalen sendes per e-post, og utleieansvarlig mottar en kopi. Når flere førere er registrert, kan utsendelsen også omfatte deres registrerte e-postadresser.

Nettstedet bruker Google Analytics til valgfri analyse, Google Maps til kart og Sentry til feilrapportering. Når KI-assistenten er aktivert og du sender en melding, behandles meldingen gjennom Anthropic for å besvare spørsmålet ditt.

Ved konkrete saker kan nødvendige opplysninger utleveres til forsikringsselskap, rådgivere eller myndigheter når det finnes et lovlig grunnlag.

Hvor lenge oppbevarer vi andre opplysninger?

Regnskapsdokumentasjon oppbevares som hovedregel i fem år etter regnskapsårets slutt.

Avtaler og vesentlig korrespondanse som er supplerende regnskapsmateriale, oppbevares normalt i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. Dersom leieavtalen er nødvendig dokumentasjon for en bokført transaksjon, gjelder femårsfristen.

Ved konkrete krav eller tvister kan nødvendig dokumentasjon beholdes lenger for å håndtere saken. Dette forlenger ikke automatisk oppbevaringen av alle opplysninger om kunden.

Anonymisert statistikk som ikke gjør det mulig å identifisere personer, kan beholdes etter at personopplysningene er slettet.

Dine rettigheter

Du kan be om innsyn i opplysningene dine, retting, sletting eller begrensning av behandlingen.

Du kan protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse. Da vurderer vi protesten og om det fortsatt finnes et lovlig grunnlag for behandlingen.

Du kan ha rett til dataportabilitet for opplysninger du har gitt oss, når behandlingen er automatisert og bygger på avtale eller samtykke.

Samtykke til Google Analytics kan trekkes tilbake via «Analyseinnstillinger». Dette påvirker ikke lovligheten av behandlingen før samtykket ble trukket tilbake.

Rettighetene gjelder på vilkårene i GDPR. Vi kan måtte beholde enkelte opplysninger for lovpålagt regnskap eller nødvendige rettskrav.

Send henvendelsen til [email protected]. Vi svarer uten ugrunnet opphold, normalt innen én måned. Dersom vilkårene for en forlengelse er oppfylt, informerer vi deg innen den første måneden.

Du kan klage til Datatilsynet. Du trenger ikke kontakte oss først.