Déclaration de confidentialité

Qui est responsable ?

Narvik Rent A Car AS est le responsable du traitement des données personnelles décrites ici.

Numéro d’organisation : 932 803 097. Adresse enregistrée : Neset 5, 8522 Beisfjord, Norvège.

Cette déclaration concerne les visiteurs du site, les locataires, les conducteurs supplémentaires et les personnes réservant au nom d’une entreprise.

Quelles données traitons-nous ?

Lors de la réservation, nous traitons le nom, la date de naissance, l’adresse e-mail, le téléphone et l’adresse, ainsi que les informations sur les conducteurs autorisés, le véhicule, la période de location, les lieux de prise en charge et de restitution et les options choisies.

Nous recevons des photos ou PDF des permis de conduire pour vérification avant de confirmer la réservation. Ils peuvent contenir une photo, le numéro du permis, les dates de validité, les catégories et les restrictions.

Nous traitons aussi les contrats de location, les confirmations et les échanges liés à la réservation. Pour les réservations professionnelles, nous recevons les informations pertinentes sur l’entreprise, les contacts et la facturation.

Les données proviennent de vous ou de la personne ou de l’entreprise qui réserve en votre nom. Des informations complémentaires peuvent être fournies par téléphone, e-mail ou messagerie.

Les commentaires sont facultatifs. N’y inscrivez pas de données de carte bancaire, de numéro national d’identification ou de données de santé, ni dans le chat.

Pourquoi traitons-nous ces données ?

• Traiter la réservation et exécuter le contrat de location.
• Vérifier les permis et gérer les conducteurs autorisés.
• Communiquer sur la réservation, la prise en charge et la restitution.
• Respecter les obligations comptables et traiter les dommages, dossiers d’assurance et litiges concrets.
• Exploiter, sécuriser et améliorer le site.

Si vous êtes partie au contrat, le traitement nécessaire à la réservation et au contrat de location repose sur l’article 6, paragraphe 1, point b du RGPD.

Le contrôle du permis, la gestion des conducteurs supplémentaires et des contacts professionnels, la sécurité nécessaire et le traitement des demandes en justice reposent sur les intérêts légitimes du point f. Ces intérêts sont d’assurer une location responsable, de protéger le service et de préserver les droits nécessaires.

Le traitement comptable imposé par la loi repose sur le point c. Google Analytics est utilisé avec votre consentement selon le point a. Nos propres statistiques reposent sur l’intérêt légitime de comprendre le trafic et d’améliorer le parcours de réservation.

Si des informations nécessaires à la réservation ou au contrôle du permis manquent, nous ne pouvons terminer la réservation ou remettre le véhicule avant clarification.

Images des permis de conduire

Le responsable de la location examine le permis téléversé avant de confirmer la réservation et évalue s’il semble valide.

Nous conservons les images pendant la location et les supprimons six mois calendaires après la restitution effective du véhicule.

Si certaines images restent nécessaires pour un dossier précis de dommage ou d’assurance, un litige ou une injonction légale de conservation, nous ne gardons que les éléments nécessaires aussi longtemps que ce besoin persiste. Nous réévaluons ce besoin pendant cette période.

Qui a accès aux données ?

Le responsable de la location traite les informations nécessaires à la location. Les développeurs autorisés disposent d’un accès technique pour l’exploitation et la maintenance.

Nous utilisons DigitalOcean pour l’hébergement et Webhuset pour l’envoi d’e-mails. Le contrat est envoyé par e-mail et le responsable de la location en reçoit une copie. Si plusieurs conducteurs sont enregistrés, l’envoi peut également inclure leurs adresses e-mail enregistrées.

Le site utilise Google Analytics pour l’analyse facultative, Google Maps pour les cartes et Sentry pour les rapports d’erreurs. Lorsque l’assistant IA est activé et que vous envoyez un message, celui-ci est traité via Anthropic pour répondre à votre question.

Dans des cas précis, les informations nécessaires peuvent être communiquées à des assureurs, conseillers ou autorités s’il existe une base légale.

Combien de temps conservons-nous les autres données ?

Les documents comptables sont généralement conservés cinq ans après la clôture de l’exercice comptable.

Les contrats et la correspondance importante constituant des pièces comptables complémentaires sont normalement conservés trois ans et six mois après la clôture de l’exercice. Si le contrat de location est une preuve nécessaire d’une transaction comptabilisée, le délai de cinq ans s’applique.

Pour des réclamations ou litiges précis, les documents nécessaires peuvent être conservés plus longtemps pour traiter le dossier. Cela ne prolonge pas automatiquement la conservation de toutes les données du client.

Les statistiques anonymisées ne permettant pas d’identifier des personnes peuvent être conservées après la suppression des données personnelles.

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation du traitement.

Vous pouvez vous opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime. Nous examinerons votre opposition et l’existence d’une base légale permettant de poursuivre le traitement.

Vous pouvez disposer d’un droit à la portabilité des données que vous avez fournies si le traitement est automatisé et fondé sur un contrat ou votre consentement.

Vous pouvez retirer votre consentement à Google Analytics dans les « Paramètres d’analyse ». Ce retrait ne remet pas en cause la licéité du traitement antérieur.

Ces droits s’exercent dans les conditions du RGPD. Nous pouvons devoir conserver certaines informations pour la comptabilité obligatoire ou des demandes en justice nécessaires.

Envoyez votre demande à [email protected]. Nous répondons sans retard injustifié, normalement sous un mois. Si les conditions d’une prolongation sont remplies, nous vous en informons au cours du premier mois.

Vous pouvez déposer une réclamation auprès de Datatilsynet. Vous n’avez pas à nous contacter au préalable.